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Für Empfänge, Galas und Firmenevents

Die Gästeliste, die selbst einlädt.

Du trägst deine Gäste ein, vipinvit.es schickt jedem eine persönliche Einladung, sammelt die Antworten und erinnert alle, die noch nicht geantwortet haben. Am Abend zeigt jeder Gast seinen QR-Code am Eingang, und du siehst, wer schon da ist.

Probe-Event anfragen Preise ansehen

Das Probe-Event kostet nichts: ein Event mit bis zu 25 Gästen und allen Funktionen.

Sommerempfang 2027

Donnerstag, 17. Juni 2027, 19:00 Uhr

Musterhalle, Musterstadt

Guten Tag Nora Nordlicht,

wir möchten Sie herzlich einladen und würden uns sehr freuen, Sie bei uns zu begrüßen. Sagen Sie uns hier, ob Sie dabei sind.

Ich nehme teil

Wähl eine Antwort und schick sie ab.

Farbe des Events

So läuft dein Event

Von der ersten Liste bis zum Dankeschön bleibt alles an einem Ort.

  1. Einige Wochen vorher

    Gästeliste anlegen

    Du übernimmst deine Liste aus Excel oder CSV, sortierst Gäste in Gruppen und legst fest, wer eine Begleitung mitbringen darf.

  2. Mit der Einladung

    Persönlich einladen

    Jeder Gast bekommt eine Mail in der Farbe deines Events, mit eigenem Antwortlink und in seiner Sprache. Einladungstext und Fragen schreibst du selbst.

  3. Bis zur Antwortfrist

    Antworten sammeln

    Zusagen, Absagen und Antworten auf deine Fragen laufen direkt in die Gästeliste. Wer schweigt, bekommt eine Erinnerung. Ist das Event voll, rückt die Warteliste von selbst nach.

  4. Am Abend

    Einlass per QR-Code

    Dein Team scannt die Codes aus den Bestätigungen mit der Handykamera oder einem Handscanner. Begleitung, Parkausweis und Notizen erscheinen gleich mit.

  5. Am Tag danach

    Danke sagen

    Alle, die da waren, bekommen ein Dankeschön. Die Gästeliste mit allen Antworten gibt es als CSV, die Zahlen als Bericht im PDF.

Dein Event auf einer Seite

Rücklauf, Zusagen, freie Plätze und der Versand stehen im Überblick. Die Verwaltung läuft im Browser, hell oder dunkel.

Überblick eines Beispiel-Events in der Verwaltung: Zahlen zu Einladungen, Zusagen und Absagen, Balken zum Rücklauf und die Schritte zum Versand

Was drin ist

Jedes Paket enthält alle Funktionen.

Für deine Gäste

  • Antwort mit einem Klick im Browser, Gäste brauchen kein Konto
  • Einladung, Antwortseite und Mails auf Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch
  • Eigener Link und eigener Einlass-Code für jede Begleitung
  • Bestätigung mit QR-Code per Mail

Für dich und dein Team

  • Import aus Excel oder CSV, Gruppen und Schlagworte
  • Antwortformular mit eigenen Fragen, auch mit Bedingung
  • Warteliste, die von selbst nachrückt
  • Erinnerung an alle ohne Antwort
  • Zugänge mit Rollen und ein Protokoll aller Änderungen

Am Abend und danach

  • Einlass per Handykamera, Handscanner oder Code
  • Begleitung, Parkausweis und Notizen am Eingang
  • Dankeschön-Mail an alle, die da waren
  • Gästeliste als CSV, Bericht als PDF

Anbindungen

  • REST-API und Webhooks mit Signatur
  • Tickets über pretix Bald

Datenschutz

Gästelisten enthalten Namen, Adressen und manchmal Gesundheitsangaben. So gehe ich damit um.

  • Die Datenbank läuft auf einem Server bei netcup in Deutschland, die Mails verschickt mein eigener Mailserver.
  • Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir vor deinem ersten Event.
  • Die Einladungsmails enthalten keine Zählpixel. Als geöffnet zählt, wer den Link darin anklickt.
  • Gesundheitsangaben wie Allergien sind im Formular gekennzeichnet und immer freiwillig.
  • Du kannst Gäste anonymisieren oder vollständig löschen. Jede Änderung steht mit Zeit und Zugang im Protokoll.

Preise

Jedes Paket enthält alle Funktionen. Ab vier Events im Jahr lohnt sich das Jahrespaket.

  • Probe-Event

    Zum Ausprobieren mit deinem Team

    Ein Event mit bis zu 25 Gästen.

    0 €0 €einmal je Konto

  • Einzelevent

    Für ein bis drei Events im Jahr

    Läuft bis 30 Tage nach deinem Event.

    • bis 150 Gästex €x €
    • bis 500 Gästex €x €
    • bis 1.500 Gästex €x €
    je Event

  • Monatlich

    Für mehrere Events in einer Saison

    Mindestens 3 Monate, danach monatlich kündbar. Beliebig viele Events mit bis zu 1.500 Gästen.

    x €x €im Monat

  • Jahrespaket Empfohlen

    Ab vier Events im Jahr

    Beliebig viele Events mit bis zu 1.500 Gästen und beliebig vielen Zugängen.

    x €x €im Jahr

Gründungspreis Die ersten 20 Kunden bekommen das Jahrespaket für x €x € im Jahr, solange sie es behalten.

Mehr als 1.500 Gäste, eine eigene Instanz mit eigener Domain oder Hilfe beim Einrichten? Schreib mir. [email protected]

Paket anfragen

Fragen

Brauchen meine Gäste ein Konto oder eine App?

Deine Gäste öffnen den Link aus ihrer Einladung und antworten im Browser. Den QR-Code zeigen sie am Eingang auf dem Handy oder ausgedruckt.

In welchen Sprachen läuft das?

Gäste lesen Einladung, Antwortseite und Mails auf Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch und stellen die Sprache selbst um. Deine eigenen Texte übersetzt du im Event. Die Verwaltung ist auf Deutsch.

Kann ich meine bestehende Gästeliste übernehmen?

Ja, aus Excel oder als CSV-Datei mit Semikolon oder Komma. Der Import erkennt die Sprache auch an Namen wie „Español“.

Was brauche ich für den Einlass?

Ein Handy, Tablet oder Laptop mit Browser. Die Seite für den Einlass nutzt die Kamera, einen Handscanner am Laptop oder den Code zum Eintippen.

Wie kündige ich?

Das Einzelevent endet von selbst 30 Tage nach deinem Event. Den Monatspreis kannst du nach den ersten 3 Monaten monatlich kündigen, das Jahrespaket zum Ende des Vertragsjahres.

Wer steckt dahinter?

vipinvit.es baue und betreibe ich bei bright color. Wenn du Fragen hast, schreibst du direkt mir. bright-color.de

Probier es mit deinem nächsten Empfang aus.

Schreib mir, dann schalte ich dir das Probe-Event frei. Lade dich selbst und zwei Kolleginnen ein und schau dir an, was deine Gäste bekommen.

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